Ausgaben für berufliche Reisen können steuerlich geltend gemacht werden, so dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber viel Geld sparen können. Allerdings gibt es hier einige Stolpersteine hinsichtlich Steuerrecht und firmeninternen Vorgaben. Nur wer diese Fallen kennt und umschifft, kann die volle Erstattung der Ausgaben für sich herausholen.
Hauptarbeitsstätte festlegen
Wer häufig beruflich unterwegs ist, sollte eine Arbeitsstätte festlegen, an welcher er hauptsächlich tätig ist. Denn alle geschäftlichen Tätigkeiten, die außerhalb dieser Arbeitsstätte stattfinden, beziehungsweise alle Ausgaben, die mit solchen Tätigkeiten zusammenhängen, können steuerlich geltend gemacht und beim Fiskus abgesetzt werden. Wer versäumt hat, einen solchen Hauptarbeitsplatz festzulegen, kann dies auch nachträglich tun. Allerdings kann es hier geschehen, dass die steuerlichen Freibeträge aberkannt werden.
Kosten für kurze Termine absetzen
Alle Tätigkeiten auswärts, auch kurze Termine bei Kunden, Fahrten für Einkäufe und Weiterbildungen können abgesetzt werden, ebenso wie lange Dienstreisen. Wer alle derartigen Ausgaben und Reisen im Auge behält, die pro Jahr anfallen, können beachtliche Summen gespart werden. Auch in diesem Fall sollten allerdings alle Belege, Quittungen und Nachweise aufbewahrt werden, die über die getätigten Ausgaben Auskunft geben. Selbst ein Eigenbeleg kann im Einzelfall als Nachweis beim Fiskus herhalten.
Fahrtenbuch führen
Idealerweise wird jedoch ein Fahrtenbuch geführt, um die Fahrten und Reisen beim Fiskus nachweisen zu können. Damit können alle Kosten für Bahn- und Busreisen sowie auch Flüge und die Ausgaben für Mietwagen in voller Höhe erstattet werden. Bei Fahrten mit dem privaten Automobil bietet sich jedoch eher die Abrechnung über die Fahrtkostenpauschale an. Diese beträgt 30 Cent pro zurückgelegten Kilometer. Der Nachteil gegenüber dem Fahrtenbuch ist allerdings, dass dabei nur der Minimalbetrag erstattet wird, wodurch sich diese Option nur bei Fahrzeugen lohnt, die sparsam sind und selten gewartet werden müssen.
Kleine und volle Pauschale
Wer für längere Zeiträume dienstlich unterwegs ist, sollte auf die Mehraufwendungen für die Verpflegung achten. Bei Abwesenheiten von 24 Stunden wird die volle Pauschale bezahlt. Wer mindestens acht Stunden unterwegs ist, erhält die kleine Pauschale, darunter wird nichts gewährt. Die Ausnahme ist, wenn die Reise über Nacht vorgenommen wird und weniger als acht Stunden dauert. In diesem Fall kann ebenfalls die kleine Pauschale in Anspruch genommen werden.
Geldwerter Vorteil
Allerdings kann der Arbeitgeber bei Tagesreisen unter einer Dauer von acht Stunden einen geldwerten Vorteil gewähren und bei Reisen von unter acht Stunden eine Mahlzeit bezahlen. Dieser Vorteil wird über das Gehalt versteuert. Hierbei sollte geprüft werden, ob es weitere Sachbezüge für den Mitarbeiter geben kann. Dabei kann ein monatlicher Freibetrag von 44 Euro genutzt werden.
Grenzen der Möglichkeiten
Bei den Möglichkeiten gibt es allerdings strikte Grenzen. Wer auf die Idee kommt, die Pflicht mit dem Angenehmen zu verbinden, lernt diese schnell kennen, wie ein Steuerberater nach einer Auslandsreise feststellen musste. Dieser hatte seine Ehefrau mit auf die Reise genommen und versucht, die Ausgaben für die Tour in voller Höhe steuerlich als Betriebsausgaben abzusetzen. Der Fiskus erkannte die angegebenen Ausgaben jedoch nur an die Kosten an, die anteilig auf den Steuerberater selbst anfielen. Die Reisekosten der Ehefrau wurden nicht berücksichtigt, da es sich dabei um private Ausgaben handelte. Das Finanzgericht stellte sich hinter die Ablehnung des Fiskus.
>>Der Text stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt diese nicht<<
