Elektronische Rechnungen gehören inzwischen fest zum Arbeitsalltag vieler Kanzleien. Mit den neuen rechtlichen Vorgaben steigt jedoch auch der Anspruch an die Organisation und die interne Abstimmung. Gleichzeitig rückt die Frage in den Vordergrund, wie bestehende Systeme und digitale Prozesse sinnvoll aufeinander abgestimmt werden. Eine E-Rechnung besteht heute aus strukturierten Daten, die sich automatisiert weiterverarbeiten lassen. Genau darin liegt der Unterschied zu bisherigen PDF-Rechnungen und zugleich der größte Umstellungsbedarf für Kanzleien und Unternehmen.

Was eine E-Rechnung heute ausmacht

Eine elektronische Rechnung gilt nur dann als solche, wenn sie in einem strukturierten Format vorliegt. In der Praxis sind das primär XML-basierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab bestimmten Versionen. Diese Dateien lassen sich maschinell auslesen und direkt in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übernehmen.

Für den Kanzleialltag bedeutet das einen klaren Schnitt mit alten Abläufen, bei denen Belege manuell geprüft und erfasst wurden. Viele Mandanten erkennen zunächst nicht, dass ein lesbares PDF die Anforderungen an eine E‑Rechnung nicht erfüllt. Ein PDF enthält schließlich die sichtbaren Rechnungsinformationen, erlaubt jedoch keine automatische Verarbeitung der Daten in Buchhaltungssystemen. Dadurch sind Mitarbeiter gezwungen, jede Rechnung manuell zu prüfen und abzugleichen, was Zeit und Ressourcen bindet. Kanzleien übernehmen hier oftmals eine erklärende Rolle und stellen klar, welche Formate akzeptiert sind und wie Rechnungen künftig bereitgestellt werden sollen.

Arbeitsprozesse neu denken

Mit strukturierten Rechnungen ändern sich auch die Abläufe nach dem Rechnungseingang. Der erste Schritt besteht meist aus einer technischen Prüfung, bei der das System kontrolliert, ob die notwendigen Pflichtangaben vorhanden sind und ob die Daten logisch zusammenpassen. Erst danach folgt die fachliche Prüfung durch Mitarbeiter in der Kanzlei oder beim Mandanten.

Bewährt haben sich in diesem Zusammenhang klar definierte Prozessschritte. Eingangsrechnungen landen zum Beispiel gesammelt in einem digitalen Postfach oder einer Schnittstelle und werden automatisch vorgeprüft. Anschließend erfolgt die Zuweisung einer verantwortlichen Person, die die Inhalte prüft und die Rechnung zuordnet. Kommt es zu Unklarheiten, nimmt sie Kontakt mit dem Mandanten auf, um offene Punkte zu klären und eine korrekte Buchung sicherzustellen. Ein solch klar angelegter Ablauf reduziert Rückläufer und erleichtert gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit bei eventuellen späteren Prüfungen.

Klare Zuständigkeiten im Team

Die Einführung der E-Rechnung berührt mehrere Aufgabenbereiche, zu denen unter anderem die Buchhaltung und die Mandantenkommunikation zählen. Ohne feste Zuständigkeiten entstehen schließlich schnell Reibungsverluste.

Kanzleien sollten daher früh festlegen, welche Mitarbeiter für technische Einstellungen verantwortlich sind und wer als Ansprechpartner für Mandanten fungiert. Diese Aufteilung hilft besonders bei Mandanten mit einem hohen Rechnungsvolumen oder komplexen Geschäftsmodellen. Rückfragen lassen sich hier gezielt adressieren und interne Abstimmungen verlaufen strukturierter.

Technische Ausstattung sinnvoll auswählen

Damit strukturierte Rechnungen im Alltag tatsächlich Zeit sparen, braucht es eine passende Software. Systeme zur Rechnungsverarbeitung sollten dabei strukturierte Daten importieren und prüfen. Zugleich ist ausschlaggebend, dass sie die Rechnungen so speichern, dass alle Angaben über Jahre hinweg nachvollziehbar und jederzeit prüfbar bleiben. Auch Schnittstellen zu bestehenden Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystemen sind hilfreich, um Medienbrüche zu vermeiden. Viele Kanzleien setzen deshalb auf eine E-Rechnungs-Software, die den aktuellsten Standards gerecht wird und sich flexibel an unterschiedliche Mandantenanforderungen anpassen lässt.

Archivierung mit Weitblick

Elektronische Rechnungen unterliegen festen Aufbewahrungspflichten. Die Daten sind über Jahre hinweg vollständig und unveränderbar zu speichern, sodass sie im Bedarfsfall jederzeit problemlos eingesehen und geprüft werden. Ebenso maßgeblich ist eine saubere Rechteverwaltung, wobei nicht jede Person Zugriff auf alle Rechnungen benötigt. Klare Regeln und Zugriffsrechtsvergaben schützen hingegen sensible Informationen und erleichtern interne Kontrollen.

Die Integration in bestehende Systeme

Eine der größten Hürden für Unternehmen liegt in der Anbindung neuer Prozesse an schon vorhandene Systeme. Viele Kanzleien arbeiten zum Beispiel bereits mit digitalen Posteingängen und Buchhaltungssoftware. Damit strukturierte Rechnungen zuverlässig verarbeitet werden, hilft es, die Abläufe klar zu strukturieren, unter anderem durch

• automatisches Erkennen eingehender Rechnungen
• die Zuordnung zu den richtigen Mandanten und Projekten
• Prüfungen auf Vollständigkeit und Plausibilität
• direkte Weiterleitungen in Buchhaltungs- oder Archivsysteme
• die Minimierung manueller Schritte

Die Einführung strukturierter Rechnungen ist ein weiterer Schritt in der Digitalisierung der Kanzlei, der Abläufe transparenter macht und die Zusammenarbeit im Team vereinfacht. Je flüssiger diese Integration funktioniert, desto stabiler laufen auch die Prozesse im Kanzleialltag.

Wissen im Team aufbauen

Der Mensch bleibt auch angesichts aller technischer Neuerungen ein wichtiger Faktor. Mitarbeiter sollten daher verstehen, wie strukturierte Rechnungen aufgebaut sind und welche Fehlerquellen möglicherweise auftreten. Kurze Schulungen oder interne Leitfäden reichen hier meist aus, um die nötige Sicherheit im Umgang mit neuen Formaten zu schaffen. In der Anfangsphase zahlt sich zudem ein offener Austausch im Team aus, denn Erfahrungen aus dem Tagesgeschäft helfen dabei, Prozesse nachzuschärfen und Abläufe praxisnah weiterzuentwickeln.