Auch die Steuerberatung erlebt gegenwärtig einen tiefgreifenden Wandel durch den digitalen Fortschritt. In diesem Kontext eröffnen sich für Kanzleien neben neuen rechtlichen Vorgaben und Umsetzungsaufwänden auch Möglichkeiten, Abläufe effizienter zu gestalten, Mandanten intensiver zu betreuen und Kosten gezielt zu senken.
Effizienzgewinne durch automatisierte Routineprozesse
Viele Steuerkanzleien verbringen unverhältnismäßig viel Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben wie der Sortierung von Belegen, der Abstimmung von Konten oder der Prüfung von USt-Voranmeldungen. Laut einer Umfrage gaben 2022 bereits 90 Prozent der befragten Unternehmen an, bereits mit der Digitalisierung ihrer Steuerfunktionen begonnen zu haben. Gleichzeitig bestätigten 69 Prozent ein mittleres bis hohes Einsparpotenzial durch den technischen Fortschritt.
Automatisierung bedeutet allerdings nicht lediglich den Ersatz analoger Abläufe durch digitale Varianten. Vielmehr lassen sich Aufgaben, die heute manuell und fehleranfällig sind, standardisiert abwickeln.
Ein weiterer wichtiger Effekt liegt im Fachkräfteeinsatz, denn statt Zeit mit monotonen Tätigkeiten zu verschwenden, gewinnen Mitarbeiter Kapazitäten für anspruchsvollere steuerliche Bewertungen.
Kosten senken durch gezielte Prozessoptimierung
Viele Kanzleien investieren viel Energie in manuelle Abläufe, die sich längst digital abbilden lassen. Papierbasierte Prozesse verursachen neben Materialkosten allerdings auch unnötige Verzögerungen. Eine strukturierte Prozessoptimierung setzt genau an diesen Stellen an, denn wenn alle Arbeitsschritte sauber definiert sind, entsteht Transparenz in der gesamten Wertschöpfungskette. Dadurch lassen sich Engpässe wiederum schneller erkennen, Doppelarbeit vermeiden und Abläufe effizient gestalten.
Ein durchgängiger digitaler Workflow ersetzt viele einzelne Insellösungen. Rechnungen laufen zum Beispiel automatisch in das Buchungssystem, Belege sind direkt archiviert, Freigaben erfolgen digital. So entfallen Medienbrüche, die bisher Zeit und Genauigkeit kosteten.
Besonders wirkungsvoll zeigen sich solche Optimierungen, wenn sie auf einer einheitlichen Systemarchitektur basieren. Ein Komplettsystem für Steuerberater bündelt Funktionen, die zuvor über verschiedene Programme verteilt waren. Es verknüpft das Dokumentenmanagement, die Mandantenkommunikation und Buchhaltungsprozesse in einer Umgebung. Kanzleien, die so arbeiten, sparen Aufwand in der Administration und reduzieren den Abstimmungsbedarf zwischen einzelnen Softwarelösungen.
Neben der technischen Struktur ist auch die Organisation essenziell, denn digitale Checklisten und automatisierte Workflows führen zu klaren Verantwortlichkeiten und vermeiden Nachfragen. Jede Aufgabe besitzt so einen nachvollziehbaren Status, jede Frist bleibt sichtbar. Dadurch steigen die Produktivität und die Qualität der Arbeitsergebnisse. Fehler, die in analogen Abläufen häufig erst spät auffallen, werden auf diese Weise schon bei der Datenerfassung sichtbar.
Mandantenbetreuung neu denken
Die traditionelle Mandantenbeziehung war häufig geprägt vom jährlichen Termin vor Ort. In digitaleren Kanzleien geben Mandanten ihre Unterlagen stattdessen per App ein, Berichte erscheinen online, Rückfragen laufen über Chat oder Video. So erhalten Mandanten schneller Rückmeldung und sehen ihre Daten transparenter. Laut Fachbeiträgen stärkt das die Bindung und erhöht zugleich die Beratungsqualität. Die Digitalisierung in diesem Bereich sieht optimalerweise wie folgt aus.
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Mandanten übermitteln Belege und Verträge per App oder Portal und das Team greift direkt darauf zu. Dadurch verkürzen sich Reaktionszeiten und die Transparenz wird gesteigert.
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Videogespräche ersetzen den klassischen Vor-Ort-Termin, wodurch sich Auswertungen gemeinsam betrachten und besprechen lassen. Die digitale Möglichkeit schafft so Nähe und Beratung in Echtzeit.
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Automatisierte Benachrichtigungen wie Erinnerungen an Fristen oder Dokumentenanforderungen entlasten das Team und halten Mandanten informiert, ganz ohne manuellen Aufwand.
Digitale Hürden in Steuerkanzleien überwinden
Die digitale Umstellung in Steuerkanzleien verläuft selten reibungslos. Häufig fehlt eine klare Strategie, die technische Voraussetzungen und personelle Strukturen miteinander verbindet. In vielen Fällen entsteht zudem Unsicherheit darüber, welche Systeme sinnvoll sind und wie sie sich in den Kanzleialltag integrieren lassen.
Eine erfolgreiche Digitalisierung beginnt deshalb mit einer realistischen Bestandsaufnahme. Jede Kanzlei sollte prüfen, welche Abläufe automatisierbar sind und welche manuell bleiben sollten, um Qualität und Kontrolle zu sichern.
Ein häufiges Hindernis liegt zudem in der internen Kommunikation. Wenn Mitarbeiter der Veränderung kritisch gegenüberstehen, stockt jedoch der Digitalisierungsprozess. Führungskräfte stehen darum in der Pflicht, frühzeitig zu informieren und Beteiligung zu fördern, um Vertrauen und Motivation zu schaffen. Schulungen und Workshops erhöhen das Verständnis und senken Widerstände. So entsteht Akzeptanz für die neuen Strukturen und das Team erkennt, dass digitale Abläufe Entlastung und nicht Mehrarbeit bedeuten.
Auch die technische Seite verlangt Aufmerksamkeit. Systeme entfalten schließlich nur dann ihren Nutzen, wenn sie aufeinander abgestimmt sind. Schnittstellen zwischen Buchhaltungs-, Kommunikations- und Dokumentenmanagement-Software sichern zu diesem Zweck einen reibungslosen Informationsfluss. Regelmäßige Datensicherungen, klare Zugriffsrechte und ein abgestimmtes Sicherheitskonzept schützen obendrein sensible Mandantendaten.
Ein weiterer Aspekt betrifft die Mandanten selbst. Viele schätzen die persönliche Betreuung und reagieren zurückhaltend auf rein digitale Abläufe. Eine transparente Einführung neuer Prozesse schafft hier Vertrauen. Kanzleien, die digitale Werkzeuge schrittweise einführen und deren Vorteile verständlich erklären, stärken auch die Zusammenarbeit mit ihren Stammmandanten.
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