Experten schätzen, dass über 80 Prozent der Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft sind. Dabei gibt die Betriebskostenverordnung Vieles vor und ein Blick lohnt. Ob reiner Formfehler, falsche Verteilerschlüssel oder nicht umlagefähige Kosten. Privatvermieter sollten die alljährlichen Abrechnungen korrekt und fristgemäß erstellen und zustellen.
Gerade für Privatvermieter ohne Begleitung einer versierten Hausverwaltung ist due Erstellung der alljährlichen Nebenkostenabrechnung eine Sisyphusarbeit. Schnell können sich Fehler einschleichen und die Mieter*innen haben unter Umständen das Recht die Nebenkostenabrechnung formal oder inhaltlich abzulehnen.
Experten gehen davon aus, dass über 80 Prozent der Nebenkostenabrechnungen Fehler enthalten. Doch diese Fehler können Privatvermieter vermeiden und das sollten sie auch.
Die Nebenkostenabrechnung einer Immobilie
Die Nebenkosten zum Unterhalt einer Immobilie sind unterschiedlich hoch, sind aber, je nach Verwendung der Immobilie, auf die Mieter umlegbar. Das heißt: Die Mieter*innen zahlen, neben der Nettokaltmiete, einen Anteil aller umlagefähigen Nebenkosten die dem Unterhalt der Immobilie dienen.
Als umlagefähige Nebenkosten gelten alle Ausgaben des Vermieters, die in der Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV §2 benannt sind. Dabei orientiert sie sich an den Abrechnungen des vergangenen Jahres. Haben die Mieter*innen zu viel gezahlt, bekommen sie das Geld wieder. Haben sie zu wenig gezahlt und die Kosten des Unterhalts nachweißlich höher als im Vorjahr, ist eine Nebenkostennachzahlung an den Vermieter zu tätigen.
„Nachweißlich“ in diesem Zusammenhang bedeutet, dass die Mieter*innen das Recht zur Einsicht in die Kostenbelege nach Aufforderung haben.
Die Nebenkostenabrechnung wird alljährlich erstellt und muss den Mieter*innen innerhalb des darauffolgenden Jahres nach Abrechnungszeitraum zugestellt werden. Geschieht dies nicht, ist die Mieterschaft nicht zur Zahlung verpflichtet.
Mieter*innen zahlen stets einen Anteil an den jährlichen Kosten, je nach Aufteilungsart. In der Regel wird der Nebenkostenanteil nach der Flächenberechnung vorgenommen. Je größer die Wohnfläche, umso größer der zu zahlende Anteil.
Tipp: Privatvermieter sollten die erstellte Nebenkostenabrechnung vor Aussendung an die Mieter*innen auf Herz und Nieren prüfen. Bei Zweifel an der Kostenart und Umlagefähigkeit oder Flächenberechnungen und Verteilerschlüsseln sollte eine Hausverwaltung die Abrechnung überprüfen. Ohnehin gibt es gute Gründe als Vermieter eine Hausverwaltung zu beauftragen.
Bei vermieteten Eigentumswohnungen ist die Erstellung relativ einfach. Hier kann der Privatvermieter die Kosten zum Unterhalt der Eigentumswohnung nach Vorgabe der WEG an den Mieter weiterleiten und ggf. zusätzliche Kosten, die nur im Bereich des Sondereigentums liegen, auf die Mieter*innen umlegen.
Achtung: Einige „verbrauchsabhängigen“ Kosten, zum Beispiel verbrauchtes Gas bei einer Gasetagenheizung, zahlen die Mieter*innen direkt beim Versorger.
Viele Privatvermieter verweisen in der Nebenkostenabrechnung nicht auf die aktuelle Fassung der Betriebskostenabrechnung. Dann muss die Mieterschaft nur die Kosten anteilig zahlen, die aufgeführt sind.
Die wichtigsten Kostengruppen der Nebenkostenabrechnung
Insgesamt gibt es laut BetrKV 17 Kostengruppen, die in der Abrechnung vorkommen dürfen und an deren Kosten sich die Mieter*innen anteilig beteiligen müssen. Die elementarsten sind:
- Heiz- und Warmwasserkosten
- Die Grundsteuer für die Immobilie
- Die Kosten für eine Wohngebäude- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung
- Kosten für Müllentsorgung, Hausreinigung und Straßenreinigung
- Kosten für Kabel-TV/Radio und Antennenwartungsgebühren
- Gartenpflege und Winterdienst
Wichtig: Die Kosten, die durch die Verwaltung einer Immobilie entstehen sind nicht umlagefähig, so auch nicht die Kosten einer Hausverwaltung.
Diese Fehler in der Nebenkostenabrechnung vermeiden
Mieter*innen können der Nebenkostenabrechnung widersprechen. Die häufigsten Fehlerquellen:
Nur laufende und wiederkehrende Kosten gehören in die Abrechnung. Einmalige Kosten oder Gebühren oder Kosten zur Reparatur und Instandsetzung haben in der Nebenkostenabrechnung nichts zu suchen. Ob Malerarbeiten im Treppenhaus, Reparatur des Daches oder die Kosten für den Einbau einer neuen Heizung sind als Beispiel nicht umlagefähig. Die alljährliche Wartung hingegen schon.
Oft werden falsche oder fehlerhafte Verteiler- oder Abrechnungsschlüssel verwendet. So müssen die Kosten für die Heizung und Warmwasser zu mindestens 50 aber höchstens 70 Prozent gemäß dem Verbrauch der Mieter*innen abgerechnet werden. Der Rest, wie auch alle anderen nicht verbrauchsabhängigen Kosten, werden anteilig berechnet. Entweder nach der Wohnungsgröße in Quadratmeter oder nach Anzahl der Bewohner der Wohneinheit, je nach Mietvertragsinhalt. Bei leerstehenden Wohneinheiten trägt der Vermieter stets die Nebenkosten, ggf. anteilig je nach erneutem Einzug neuer Mieter*innen.
Kosten für die Verwaltung der Immobilie wie auch Bankgebühren, Porto oder Telefonkosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung.
Bei den Kosten für einen Hausmeister unbedingt darauf achten, dass sämtliche Reparaturarbeiten des Hauswarts aus den Nebenkosten herausgerechnet werden. Wird die Gartenpflege von der Mieterschaft oder dem Hauswart übernommen darf dieser Kostenpunkt nicht in der Abrechnung auftauchen.
Unwirtschaftlich hohe Ausgaben, so zum Beispiel eine kostenintensive Treppenreinigung, sollte ebenso auf ihre Umlagefähigkeit hin vorher überprüft werden.
Beim Widerspruch zur Nebenkostenabrechnung
Es gibt sie, die ewigen Querulanten der Mieterschaft. Oft sind es nur Aufforderungen zur Belegeinsicht. Mieter* innen haben ein Recht darauf. Insoweit sollten alle Belege ordentlich und nachvollziehbar aufbewahrt werden.
Kommt der Widerspruch sollte dieser nachweislich zugestellt sein. Der Mieter muss aber die strittigen Punkte im Widerspruch angeben und ihn begründen. Einfach ein Schreiben mit dem einigen Inhalt „ich widerspreche der Nebenkostenabrechnung, weil sie falsch ist“, reicht nicht aus.
Ohnehin sollte man nach einem Widerspruch selbst noch einmal prüfen, ob sich Fehler eingeschlichen haben und ggf. einen Experten oder eine Hausverwaltung zu Rate ziehen. Die Abwägung von Akzeptieren des Widerspruchs oder Einklagen der Nebenkosten ist elementar.
Mieter*innen können auch unter Vorbehalt der Prüfung zahlen oder den „strittigen“ Kostenpunkt bis zur abschließenden Klärung zurückbehalten. Ein Sonderkündigungsrecht entsteht dadurch nicht.
