Junge Unternehmer sind voller Tatendrang und investieren oft viel Zeit und auch Geld in ihre geschäftliche Vision. Damit der Einstieg in die Unternehmenswelt von Erfolg gekrönt ist, braucht es daher einen guten Umgang mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen. Wenn es ums Geld geht, stellen die zu entrichtenden Steuern einen wichtigen Faktor dar. Insbesondere mit der Einkommensteuer sollten sich junge Unternehmer und Gründer daher intensiv auseinandersetzen. Denn nur wer die Grundlagen und Zusammenhänge versteht, kann später optimieren und die Steuerlast effektiv senken.
Unterschiede zur privaten Einkommensteuer
Eine Einkommensteuererklärung kennen nicht nur Selbstständige, sondern auch Arbeitnehmer. Anders als bei diesen ist die Abgabe für die Besteuerung bei Unternehmern jedoch immer verpflichtend. Ebenso gibt es noch weitere Unterschiede, die junge Unternehmen kennen müssen. Während Privatpersonen ihre persönlichen Einnahmen versteuern, müssen Selbstständige das zu versteuernde Einkommen ermitteln, das sie im jeweiligen Geschäftsjahr mit ihren unternehmerischen Aktivitäten eingenommen haben. Damit die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet werden können, ist es nötig, die privaten und geschäftlichen Finanzen zu trennen – am besten durch ein separates Geschäftskonto. Ein weiter großer Unterschied besteht in der Gestaltung der Steuereinforderung durch das Finanzamt.
Während Arbeitnehmer monatlich Steuern von ihrem Bruttogehalt als wiederkehrende Abgabe zahlen, entrichten Selbstständige ab einer gewissen Steuerlast quartalsweise Vorauszahlungen. Bleibt die gesamte Steuerlast für den Veranlagungszeitraum unter 400 €, entfallen die Vorauszahlungen, da ein Mindestbetrag von 100 € gilt. Stattdessen wird die Höhe der Abgabe nach Einreichung der Einkommensteuererklärung ermittelt und anschließend vom Fiskus eingefordert.
Steuerliche Pflichten und Fristen für Unternehmer
Entscheidend ist auch, dass für Unternehmer gewisse steuerliche Pflichten und Fristen gelten, über die sich Arbeitnehmer, die eine private Einkommensteuer einreichen, keine Gedanken machen müssen. Das beginnt bereits mit der Anmeldung der selbstständigen Tätigkeit beim Finanzamt. Unternehmer sind dazu angehalten, die Art und den Beginn ihrer Tätigkeit innerhalb eines Monats zu melden. In diesem Rahmen erhalten Selbstständige auch eine Steuer-ID und eine Steuernummer. Während die Steuer-ID unabhängig von Wohnort- oder Beschäftigungswechseln bestehen bleibt, kann es vorkommen, dass die Steuernummer im Laufe des Unternehmerlebens zu bestimmten Anlässen aktualisiert wird. Häufig passiert dies beispielsweise bei einem Umzug, wenn Selbstständige das Einzugsgebiet des zuvor zuständigen Finanzamtes verlassen.
Abhängig von der Rechtsform und der Notwendigkeit einer Gewerbeanmeldung, kann auch die Pflicht zur doppelten Buchführung bestehen. Bei Soloselbstständigen und Freiberuflern genügt hingegen meistens eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Eine Vorgabe, die für alle gilt, sind die Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege. Bei der verpflichtenden Abgabe der Einkommensteuererklärung sind zusätzlich gewisse Fristen zu beachten. Wird ein Steuerberater hinzugezogen, haben Unternehmer jedoch mehr Zeit für die Abgabe (spätestens bis 31. Juli des Folgejahres).
Erfassung der betrieblichen Einnahmen
Für die korrekte Ermittlung und Erhebung der Steuerlast müssen Unternehmer ihre Ein- und Ausgaben korrekt und gründlich dokumentieren. Auf der Einnahmenseite sind sowohl direkte Einkünfte aus der selbstständigen Tätigkeit als auch sonstige Einkünfte zu berücksichtigen. Moderne Buchführungssoftware kann dabei helfen, betriebliche Einnahmen effizient zu erfassen und den zu jedem Zeitpunkt den Überblick zu behalten. Zudem geben diese oft auch gute Tipps und automatisieren manche Aufgaben, wodurch die Erstellung einer Einkommensteuer leichter fällt.
Was zählt zu den Betriebsausgaben?
Entscheidend für die Besteuerung ist bei der Einkommensteuer nicht der Umsatz, sondern der Gewinn. Damit Unternehmer und Finanzamt wissen, wie hoch dieser ausfällt, müssen die Betriebsausgaben und ggf. bestimmte Pauschalen von dem reinen Umsatz abgezogen werden. Zu den Betriebsausgaben zählen unter anderem:
- Mieten für Betriebsräume bzw. Büros
- Ausgaben für Werbung
- Kosten für Büromaterialien und Telekommunikation
- Fremdleistungen
- Reise- und Bewirtungskosten
Abschreibungen bei Investitionen
Für die langfristige Steuergestaltung sollten Unternehmer, wenn möglich, immer auch die Möglichkeit zur Abschreibung nutzen. Da Abschreibungen steuermindernd wirken, sinkt die Belastung für Unternehmer. Möglich ist dies bei der Anschaffung oder Herstellung von Wirtschaftsgütern, die sich durch über einen längeren Zeitraum abnutzen – also an Wert verlieren. Für junge Unternehmen ist dies von besonderer Bedeutung, da sie anfangs oft stark in technologische Ausstattung, Maschinen oder Fahrzeuge investieren müssen. In Deutschland nutzen Unternehmer und Selbstständige bevorzugt zwei Abschreibungsarten. Bei der ersten handelt es sich um die lineare Abschreibungsmethode, bei der der Wert eines Wirtschaftsguts gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt wird. Welche Nutzungsdauer anzunehmen ist, können Unternehmer der Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen) entnehmen. Die zweite Variante ist die Abschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut, die sofort und vollständig im Veranlagungszeitraum berücksichtigt werden.
Möglichkeiten zur Steueroptimierung
Verluste können verrechnet werden: Zu den zentralen und wichtigsten Strategien der Steueroptimierung zählt die Verrechnung von Gewinnen mit Verlusten. Für gewöhnlich werden Gewinne und Verluste aus einem Geschäftsjahr gegenübergestellt, sodass ein Differenzbetrag entsteht, der für die Veranlagung der Steuer entscheidend ist. Manchmal ist aber auch die rückwirkende oder vorgezogene Verrechnung mit Zahlen aus dem vergangenen oder nächsten Geschäftsjahr möglich.
Homeoffice-Pauschale nutzen: Ganz neue Möglichkeiten zum Sparen von Steuerabgaben haben Selbstständige, die viel von zu Hause aus arbeiten. Seit 2020 gilt nämlich die Homeoffice-Pauschale, in der so entstehende Heiz-, Strom- oder anteilige Mietkosten pro Tag abgerechnet werden dürfen. Aktuell gilt eine Tagespauschale von 6 € für maximal 210 Tage.
